Gestão do tempo e produtividade no trabalho: como melhorar?
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Postado em: 13/11/2017

Última modificação: 21/05/2019

Tempo de leitura: 5 minutos

Que tal saber um pouco mais sobre gestão do tempo e produtividade no trabalho? Esse é um desafio para diversas pessoas, principalmente no ambiente empresarial. Venha conferir algumas dicas!

Você sabe o que é a gestão de tempo? Muita gente pensa que gerir o tempo se trata de planejar 100% do dia e não sair desse planejamento.

Entretanto, gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe, mas sim adquirir controle sobre seu tempo disponível. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade.

Isso porque se você sabe gerir seu tempo, você realiza as atividades que considera prioritárias. Seja profissional ou pessoalmente.

E a produtividade? Bom, ser produtivo é fazer aquilo que se considera importante e prioritário com  a menor quantidade de recursos possíveis.

Você sabe a diferença entre uma tarefa importante e urgente? Se você não sabe, está na hora de pensar a respeito. Quantas tarefas urgentes você têm durante o dia?

Tarefas urgentes atrapalham a produtividade

Uma tarefa urgente está relacionada ao prazo para realizá-la, que geralmente é curto. Ela te faz parar tudo o que está fazendo para ser prioridade. Já a tarefa importante está relacionada ao valor agregado e, geralmente, implica em algo positivo para seu dia a dia.

Toda empresa possui esses dois tipos de atividades. Com uma boa gestão do tempo, é possível reduzir as atividades urgentes e ter mais tarefas que são importantes para o andamento do trabalho.

E no mundo corporativo, se os colaboradores não conseguem priorizar tarefas vitais, o desempenho de toda a empresa fica comprometido.

Além disso, a gestão de tempo pode estar relacionado com sua saúde. Quantas pessoas hoje em dia sofrem com os sintomas do estresse e acabam desenvolvendo ansiedade e até mesmo depressão? Aumentar os índices de produtividade sem precisar dispor de horas extras de trabalho faz bem tanto para sua rotina quanto para sua saúde.

O que faz você perder seu tempo?

No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada colaborador gera para sua organização.

Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades. Entretanto, os resultados negativos exigem que as prioridades sejam revistas para que o colaborador volte a ser produtivo.

Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso senso crítico de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância apenas àquilo que queremos? Por isso, é muito importante prestar atenção naquilo que anda roubando seu tempo.

Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens: autogerados e gerados pelo ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm recebido? Este é um desperdício típico da atualidade.

Muitos e-mails é um desperdiçador de tempo

Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um pouco de atenção para notá-los:

  • Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre tudo o que precisa facilmente?;
  • Procrastinação: O quanto você adia suas ações? Este é algo comum, porém torna-se um problema quando impede o funcionamento normal de suas ações;
  • Incapacidade de dizer não: Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade;
  • Ladrões de tempo: quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais? Hoje em dia, é muito fácil se distrair e passar horas fazendo isso.

Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.

Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho

Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua produtividade.

Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha melhor suas atividades.

Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, a noite e até mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção.

Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta também é uma dica que varia para cada pessoa.

Sabe aqueles planos que muita gente faz todo final ou começo de ano? Então, em que período do ano eles serão colocados em prática?

Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso descobrir qual funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição de prioridades como um meio de consulta e referência.

Planejamento de atividades e prioridades

Mas não basta planejar se você não souber como executar.

Existe um método chamado “Sistema ABC de Prioridades”. Ele é uma forma de definir quais são as prioridades de seu planejamento.

Este sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo:

  • A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica;
  • B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada imediatamente;
  • C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência.

Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar suas tarefas. Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determinada atividade.

Além disso, crie pausas estratégicas. Toda tarefa possui características próprias e desgastam o profissional de maneiras diferentes. Dessa forma, dar uma pausa é fundamental para recuperar a energia e não atrapalhar a atividade seguinte.

Por fim, a tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão de tempo e produtividade de uma empresa. Hoje em dia há uma série de sistemas que ajudam o gestor a controlar todas as suas atividades e as de sua equipe.

Independentemente da técnica, lembre-se de fazer uma coisa de cada vez. O grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira vez impede que você tenha que fazer a mesma tarefa novamente.

E aí, qual seu segredo para gerenciar seu tempo e ser mais produtivo? Conta para a gente! Esperamos que tenha conseguido boas ideias para melhorar sua rotina após essa leitura.

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